INTEGRITETSPOLICY FÖR ARBETSSÖKANDEN

1. Omfattning och syfte

Denna integritetspolicy gäller för arbetssökande och, i förekommande fall, till tidigare arbetssökande (senare ”registrerade”, ”kandidaten”, ”du”) hos Vapo koncernen i Sverige (senare ”VAPO”, ”vi”). Den förklarar vilka personuppgifter vi samlar in i samband med en rekryteringsprocess och hur denna information används, inklusive utlämning, lagring och skydd av data. Det förklarar också kandidatens rättigheter att kontrollera behandlingen. Kandidaten rekommenderas att läsa denna integritetspolicy innan denne lämnar ut personliga uppgifter i samband med en rekryteringsprocess i VAPO.

En rekryteringsprocess består av rekryteringsrelaterade aktiviteter däribland insamling av ansökningar och att hitta lämpliga kandidater. VAPO har åtagit sig att respektera din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (2016/679) (senare ”GDPR”) och andra tillämpliga dataskyddslagar och reglering.

Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar din identitet, såsom namn, personnummer, adress och Internet Protocol (IP) adress (senare ”personuppgifter”). Definitionerna av begrepp och termer för personuppgifter som anges i artikel 4 i GDPR ska gälla för denna Integritetspolicy.

2. Kontaktinformation, personuppgiftsansvarig

Neova AB
Organisationsnummer: 556151-6708
Box 1143
824 13 Hudiksvall
Sverige
Telefon: 0771-98 00 00

E-post: privacy@vapo.fi

Kontaktperson i Vapo-koncernen: Johan Nybergh, telefon: +358 (0) 40 562 55 65

3. Syften med personuppgiftsbehandlingen

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla våra juridiska åtaganden som är relaterade till rekryteringsprocessen. Behandlingens syften omfattar:

• Identifiera kandidater för positioner/roller (nuvarande och framtida) genom att söka kandidater eller få jobbansökningar
• Utvärdera och välja kandidater för positioner
• Kommunikation mellan parterna (t.ex. e-postmeddelanden)
• Bakgrundskontroller: kontakta referenser samt säkerhetskontroller (enligt gällande lag)
• Administration av rekryteringsprocessen (t.ex. kalenderinbjudningar, överföring av data (se separat kapitel om överföring av data))

Dessutom kan personuppgifter behandlas för

• Att uppfylla säkerhetsförpliktelser (t.ex. förebyggande av bedrägerier eller utredning)
• Förvaltning av samtycke (om det behövs) och förfrågningar om utnyttjande av rättigheter enligt GDPR (t ex se separat avsnitt om de registrerade / kandidaternas rättigheter)
• Skydd av juridiska rättigheter, t.ex. för att kunna försvara ett anspråk eller lösa en tvist

NOTERA! Om en kandidat blir anställd, fortsätter behandlingen av kandidatens personuppgifter i enlighet med integritetspolicy för anställda.

3.1 Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

VAPO kan be kandidaten att delta i lämplighetstester som utförs av ett externt rekryteringsföretag. Att delta i testerna är frivilligt. Testresultaten används som en del av det främst manuella beslutsfattandet för att anställa kandidater. Beslutet om att anställa en kandidat eller inte är inte enbart baserad på lämplighetstestresultaten, utan alla skriftliga muntliga uppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen. Vi använder oss inte av automatiserade beslutsfattanden, inbegripet profilering.

4. Laglig grund för behandling av personuppgifter

De främsta lagliga grunderna för behandling av kandidatens personuppgifter är VAPOs legitima intressen för att rekrytera nya anställda och erbjuda öppna positioner till kandidaterna, med stöd av kandidatens samtycke om det behövs (se separat kapitel nedan).

Dessutom behandlas personuppgifter för att uppfylla lagliga skyldigheter som att säkerställa säkerheten och skyddet av andra berörda parters lagliga rättigheter.

Om kandidaten blir vald för en position/roll ingår den rättsliga grunden för behandlingen i anställningsavtalet och dess förberedelse.

4.1 Samtycke

VAPO kommer att begära samtycke från kandidaten om behandlingen av personuppgifter för ett visst ändamål kräver samtycke enligt gällande dataskyddsförordning.

4.2 Återkallande av samtycke

Om kandidaten har gett sitt samtycke till viss behandling kan hen när som helst återkalla sitt samtycke till vidare behandling av dennes personuppgifter genom att kontakta VAPO (se kontaktinformationen i början av dokumentet samt kandidatens rättigheter senare i dokumentet).

5. Personuppgifter som behandlas och dess källor

Källor för personuppgifter:

• Kandidaten är huvudkällan till personuppgifter. Hen tillhandahåller personuppgifter genom att delta i en rekryteringsprocess som förvaltas av VAPO (t.ex. inlämning av en ansökan, intervjuer, tester, kommunikation)
• VAPO kan också ta emot personuppgifter från kandidaten från tredje part, rekryteringsföretag (oberoende kontrollanter) som samlar in information från olika kandidater genom att intervjua, testa och utvärdera dem. Vi tar således emot personuppgifter som sökanden har lämnat till rekryteringsbolaget
• VAPO mottar också personuppgifter om kandidaten från referenserna delgivna av kandidaten

Vi samlar bara in personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen. Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter:

Kandidaterna är inte skyldiga att lämna personuppgifter till VAPO, men underlåtenhet att lämna information kan leda till avslut av kandidatens rekryteringsprocess eller svårigheter att utvärdera kandidaten korrekt.

6. Lagringstider

VAPO behåller dina personuppgifter så länge som nödvändigt för de ändamål som presenteras i denna integritetspolicy, såvida inte längre lagringstid krävs enligt gällande lagstiftning.

Om kandidaten blir anställd, kommer personuppgifter som behandlas i rekryteringsprocessen inte längre att behandlas enligt denna integritetspolicy, men enligt integritetspolicy för anställda och de lagringstider som anges där.

När personuppgifterna inte längre behövs tas uppgifterna bort eller anonymiseras inom en rimlig tid. Längden av lagringstiden beror på syftet med behandlingen. Lagringstider presenteras i tabellen nedan:

Lagringstiderna för de personuppgifter som samlats in för informationssäkerhetsändamål, såsom elektroniska identifieringsdata eller loggdata, kan skilja sig från de lagringstider som beskrivits ovan. Lagringstiderna är IT-systemspecifika eller definierade i en allmän policy eller procedur. Mer information kan vid behov erhållas från personuppgiftsansvarig.

Om så är nödvändigt sparas personuppgifter som behövs för att skydda rättigheterna för dem som är involverade i rekryteringsprocessen eller för att uppfylla lagstadgade skyldigheter så länge som det är tillåtet och nödvändigt för ändamålet (t ex för att försvara en rättslig fordran eller lösa en tvist).

7. Dataöverföringar och mottagare

VAPO överför personuppgifter inom koncernens företag om det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna sekretesspolicy.

VAPO överför personuppgifter till de rekryteringsföretag från vilka vi köper rekryteringsrelaterade tjänster som lämplighetstester. Rekryteringsföretaget agerar som en oberoende kontrollant av personuppgifterna för den kandidat som den mottar från oss och samlar in från kandidaten när han utför rekryteringstjänsterna. VAPO kommer att fungera som mottagare för testresultat och andra personuppgifter som rekryteringsföretaget överför till oss.

VAPO:s IT-tjänsteleverantörer som har behörighet till VAPO:s IT-system och utrustning kan komma att behandla personuppgifter i dessa system, om nödvändigt, för att utföra kontrakterade tjänster.

Mottagarkategorier:

• Rekryteringsföretag
• IT-tjänsteleverantörer

Mer information om mottagare kan erhållas från VAPO.

VAPO kan komma att överföra personuppgifter av skyldighet enligt lag i samband med säkerhet och skydd av juridiska rättigheter.

Om VAPO är inblandad i ett fusions-, försäljnings-, joint venture-, förvärvsavtal eller liknande arrangemang kan vi överföra personuppgifter till berörda parter. VAPO kommunicerar de väsentliga ändringar i integriteten till de kandidater vars personuppgifter berörs.

7.1 Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Om dina personuppgifter överförs utanför Europeiska unionen (EU)/Europeiska ekonomiska unionen (EES), ser vi till att överföringen utförs med hjälp av nödvändiga skyddsåtgärder (t.ex. standardavtalsklausuler), som säkerställer att dina personuppgifter fortsätter att skyddas enligt GDPR.

8. Den registrerades rättigheter

Registrerade personer (här kandidater) har rättigheten att såsom anges i GDPR göra de förfrågningar som anges här.

8.1 Rätt till åtkomst och rättelse

Du har rätt att begära att vi informerar dig om vilka personuppgifter vi behandlar angående dig (eller att inga uppgifter behandlas) och be oss att korrigera felaktiga eller ofullständiga (eller föråldrade).

8.2 Rätt att radera (”rätt att bli glömd”) och rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vi raderar (eller anonymiserar) eller begränsar behandlingen av personuppgifter om dig som vi behandlar. Vi kommer att fullfölja din förfrågan om vi inte har legitima grunder för att inte radera uppgifterna, i så fall kommer du att bli informerad. När vi har raderat dina personuppgifter kan alla säkerhetskopior inte raderas omedelbart, men så snart som rimligen är möjligt.

8.3 Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att invända mot användningen av alla eller några av dina personuppgifter för utvalda ändamål. Vi kommer att uppfylla din begäran om vi inte har en legitima skäl för att fortsätta behandlingen (t.ex. juridisk skyldighet), i så fall kommer du att bli informerad.

8.4 Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få tillgång till personuppgifter om dig som du har tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt och maskinläsbart format och har rätt att skicka dessa data till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen är baserad på samtycke eller avtal, och behandlingen görs automatiskt.

8.5 Rätt att återkalla samtycke

Om du har gett ditt samtycke till viss behandling har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst när det gäller fortsatt behandling av dina personuppgifter.

8.6 Hur du använder dessa rättigheter

Du kan använda dessa rättigheter genom att kontakta oss med hjälp av kontaktinformationen som finns i början av denna integritetspolicy. Förfrågningarna måste lämnas in skriftligen och vara tillräckligt specifika. Vi kan begära ytterligare information om det behövs för att bekräfta din identitet. Vi kommer att svara på begäran senast en månad efter det att du har identifierats och vi har fått tillräckligt med information för att utföra förfrågan.

Vi kommer att informera mottagarna av dina personuppgifter om du har begärt att uppgifterna ska åtgärdas, raderas eller begränsas, om inte detta visar sig omöjligt eller innebär oproportionerlig ansträngning.

Vi har rätt att vägra att agera på förfrågningar som är uppenbart ogrundade (uppenbarligen obefogade) eller överdrivna, särskilt på grund av deras återkommande karaktär, eller ta ut en rimlig avgift baserad på kostnaderna för att uppfylla begäran.

8.7 Rätt att lämna in ett klagomål hos tillsynsmyndigheten

Du har rätt att klaga till den behöriga tillsynsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter har behandlats felaktigt.

9. Säkerhetsåtgärder

VAPO behandlar personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och regleringar och säkerställer efterlevnad av tjänsteleverantörerna (personuppgiftsbiträdena) genom avtalade åtgärder (personuppgiftsbiträdesavtal).

Vi har infört moderna tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig tillgång eller överföring och oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust eller ändring. Informationssäkerheten och dataskyddet för våra system och miljöer som innehåller personuppgifter hanteras på ett lämpligt sätt som helhet. Vi säkerställer säkerheten för lagrade data, åtkomsträttigheter och behandling av konfidentiella och känsliga personuppgifter.

Tillgång till personuppgifter är begränsad till dem som behöver det för att utföra sitt jobb. Dina personuppgifter behandlas av HR-representanter och deltagare i rekryteringsprocessen (t ex chefer vars område rekryteringen gäller samt de som hjälper till vid rekrytering) och om nödvändigt ett rekryteringsföretag.

Känsliga data lagras separat från andra personuppgifter. Personuppgifterna kan nås av personer med begränsad tillgång att utföra nödvändiga uppgifter som administration, grundläggande anställningstjänster och IT-tjänster. Alla personer som behandlar personuppgifter är skyldiga att behandla uppgifterna som konfidentiella. Användarna av IT-miljön identifieras och tillgången till systemen är säkerställd och begränsad genom användarrättigheter. Tillgång till den fysiska platsen är också baserad på individuella tillgångsrättigheter och åtkomstnycklar.

10. Ändringar av denna integritetspolicy

VAPO förändrar och uppdaterar denna Integritetspolicy närhelst det är nödvändigt på grund av t.ex. förändringar i rekryteringsprocess, tjänsteleverantörer eller lagar och regleringar. Betydande förändringar kommer att meddelas kandidaterna vars personuppgifter VAPO behandlar.

11. Versionshistorik

Publicerad 2019-06-25, version 1.0